Yeniden Sipariş Ne Zaman Verilmeli? Satış Verisiyle Üretim Kararı

Yeniden sipariş, stok bittiğinde değil, stokun bitmesine kalan gün sayısı üretim süresine eşitlendiğinde verilir. Re-order stok kararı için üç sayı yeterlidir: günlük satış hızınız, üretim ve teslimat süresi, elinizde kalan adet. Üretim süresi 9 ile 19 gün ise, stokunuz 19 günlük satışa düştüğü anda sipariş açmanız gerekir.

Çoğu marka bu hesabı yapmaz ve iki hatadan birine düşer. Ya stok bittikten sonra sipariş verip satılabilir günleri kaybeder, ya da paniğe kapılıp ihtiyacın çok üstünde üretim yapıp nakdi rafta bekletir. İkisi de nakit akışına aynı yerden zarar verir.

Bu yazıda re-order stok noktasını nasıl hesaplayacağınızı, hangi satış verilerini toplamanız gerektiğini ve düşük adetli üretimin bu döngüyü nasıl yönetilebilir hale getirdiğini adım adım anlattık.

Yeniden sipariş noktası nasıl hesaplanır?

Yeniden sipariş noktası, elinizdeki stokun kaç adete indiğinde yeni üretim başlatmanız gerektiğini söyleyen sayıdır. Hesabı basittir ve tek bir cümleye sığar: günlük satış adediniz ile toplam tedarik süresini çarpın, üzerine emniyet stoğu ekleyin.

Hesabın parçaları şunlardır:

• Günlük satış hızı: son 14 ya da 30 günün satış adedini gün sayısına bölün, kampanya günlerini ayrı işaretleyin
• Tedarik süresi: teklif, numune, seri üretim ve teslimatın toplamı, tahmini 9 ile 19 gün
• Emniyet stoğu: satış hızının dalgalanmasına karşı tutulan yedek, genelde tedarik süresinin üçte biri kadar günlük satışa denk gelir
• Karar eşiği: günlük satış çarpı tedarik süresi artı emniyet stoğu

Bir örnekle netleşir. Günde 4 adet satan bir modeliniz varsa ve tedarik süresini 15 gün kabul ediyorsanız, temel eşiğiniz 60 adettir. Buna 5 günlük emniyet stoğu eklerseniz 80 adet çıkar. Stokunuz 80 adete indiğinde yeniden sipariş açarsınız.

Satış hızını hesaplarken nelere dikkat etmeli?

Satış hızını tek bir ortalamaya indirgemek yanıltır. Kampanya günleri, hafta sonu ve reklam harcamasının açık olduğu dönemler ayrı hesaplanmalıdır. Reklamı kapatınca satışı düşen bir modelde reklamlı günlerin ortalamasına göre üretim yapmak, ölü stokun en sık nedenidir. İki ayrı ortalama tutun: reklamlı gün ortalaması ve organik gün ortalaması.

Üretim süresi hesaba nasıl katılır?

Re-order stok hesabında en çok atlanan kalem, üretimin ne kadar sürdüğüdür. Sipariş açtığınız gün ürünün depoya gireceği günü değil, sürecin bittiği günü hesaba katmanız gerekir. Süreç şu adımlardan oluşur:

• Teklif: 24 saat
• Numune: 3 gün
• Seri üretim: 5 ile 15 gün, model ve adede göre değişir
• Teslimat: İstanbul içi 1 gün, Türkiye geneli 3 ile 5 gün

Toplam 9 ile 19 gün arasında bir pencere çıkar. Sipariş onayında net termin verildiği için ikinci siparişten itibaren kendi takviminizi bu gerçek sayı üzerinden kurabilirsiniz. Hesabınızı ortalama değil, üst sınır üzerinden yapın. 19 güne göre planlayıp 12 günde teslim almak sorun yaratmaz, tersi yaratır.

Kendi tarafınızdaki gecikmeleri de süreye ekleyin. Numune elinize geçtikten sonra onay vermeniz üç gün sürüyorsa, gerçek tedarik süreniz üç gün daha uzundur. Termin süresi üzerine düşünürken bu iç gecikmeleri görmezden gelmeyin.

İlk siparişten sonra hangi verileri toplamalısınız?

İlk parti, ikinci partinin brief'idir. Satış rakamı tek başına yeterli değildir, hangi bedenin hangi hızda erimiş olduğunu bilmeden yeniden sipariş verirseniz aynı asorti hatasını tekrarlarsınız.

İkinci siparişten önce elinizde olması gereken veriler:

• Beden bazlı satış adedi ve kalan stok, hangi bedenin bittiğini ve hangisinin durduğunu gösterir
• Renk bazlı satış, aynı modelin iki renginin performansı çoğu zaman eşit değildir
• İade oranı ve iade nedeni, beden uyumsuzluğu mu kumaş beklentisi mi ayırt edin
• Satış oranı, yani üretilen adetin yüzde kaçının satıldığı
• Kaç günde satıldığı, aynı yüzde farklı sürelerde çok farklı anlamlar taşır
• Müşteri yorumlarındaki tekrar eden nokta, kol boyu ve boy uzunluğu gibi düzeltilebilir detaylar

Bu verileri toplarken en yararlı alışkanlık, her partiye bir kod vermektir. Model kodu ve parti numarası birlikte tutulduğunda, iade gelen ürünün hangi partiden olduğunu ve o partide ne değiştiğinizi görebilirsiniz.

Aynı modeli tekrar üretirken süreç nasıl işler?

Yeniden sipariş, sıfırdan bir model üretmekle aynı şey değildir. Kalıp çalışılmış, kumaş belirlenmiş, etiket ve paketleme kararları verilmiştir. Bu yüzden ikinci partide konuşulacak konu sayısı belirgin biçimde azalır.

Yine de numune onayı zorunludur, onaysız seri üretim başlamaz. Bunun pratik nedeni şudur: kumaşın yeni topu, önceki partiyle birebir aynı tonu tutmayabilir. Numune, bu farkı seri üretim öncesinde görmenizi sağlar.

İkinci partide yapılabilecek en verimli iş, birinci partinin verisine göre küçük düzeltmeler istemektir:

• Beden dağılımını gerçek satışa göre yeniden kurun, eşit dağıtmayın
• Yorumlarda tekrar eden ölçü şikayetini kalıpta düzelttirin
• Satmayan rengi partiden çıkarın, satan rengin adedini artırın
• Kumaş onayında önceki parti örneğini yanınızda tutun ve ton karşılaştırması yapın

Stok bitmeden mi bittikten sonra mı sipariş vermeli?

Stok bittikten sonra sipariş vermek, satılabilir günleri kaybetmek demektir. Bu kayıp görünmez, çünkü muhasebede bir gider satırı olarak yer almaz. Ama satılamayan her gün, reklamla kazandığınız trafiği ve pazar yerindeki ürün sıralamanızı doğrudan etkiler.

Tükenen ürünün ilanı pazar yerlerinde geriye düşer, geri geldiğinde eski konumuna anında dönmez. Instagram tarafında ise tükenen ürün için gelen mesajlar cevapsız kalır ve müşteri başka markaya gider. Bu iki etki birleştiğinde, stoksuz geçen bir hafta sonraki iki haftayı da yavaşlatır.

Diğer uçta, gereğinden erken ve gereğinden büyük sipariş vermek nakdi rafta kilitler. Doğru nokta ikisinin arasındadır: stok yeniden sipariş noktasına indiğinde, hesapladığınız kadar adetle sipariş açmak.

Kısmi stoksuzluk da stoksuzluktur

Elinizde 40 adet var ama hepsi XS ve XL ise, pratikte satılabilir stokunuz bitmiş demektir. Beden bazlı takip yapmayan markalar bu durumu geç fark eder. Yeniden sipariş noktasını toplam adet yerine, en çok satan iki beden üzerinden de kontrol edin.

Düşük adetli üretim yeniden sipariş döngüsünü nasıl kolaylaştırır?

Geleneksel yöntemde model başına minimum adet 300 ile 500 arasında olduğunda, yeniden sipariş kararı büyük bir karar haline gelir. Bir modeli tekrar üretmek için aylık satışın çok üstünde bir adede ve buna bağlı bir bütçeye ihtiyaç duyarsınız. Bu yüzden markalar tek seferde büyük üretim yapıp aylarca eritmeye çalışır.

Model başına 50 adetlik alt sınır bu döngüyü değiştirir. Yeniden sipariş, sezonda bir kez verilen büyük bir karar olmaktan çıkar, satış verisine göre tekrarlanan küçük bir karar haline gelir. Üst sınır olmadığı için satan modelde adedi büyütmek de mümkündür.

Pratikte bu şu anlama gelir:

• Satan modeli 50 yerine 150 adetle yeniden üretip stoku büyütürsünüz
• Duran modeli hiç yeniden üretmezsiniz, kaybınız ilk partiyle sınırlı kalır
• Yeni bir modeli 50 adetle test edip veri toplarsınız
• Beden dağılımını her partide gerçek satışa göre yeniden kurarsınız

Beden dağılımının serbest olması burada belirleyicidir. 50 adetlik bir partiyi eşit bölmek zorunda değilsiniz, satışın gösterdiği yere ağırlık verirsiniz.

Nakit akışı ile stok dengesi nasıl kurulur?

Yeniden sipariş kararı aslında bir nakit kararıdır. Ödeme yapısı teklif onayında yüzde 50 ön ödeme, sevkiyata hazır olunduğunda kalan yüzde 50 biçimindedir. Yani sipariş açtığınız gün bütçenin yarısı çıkar, kalan yarısı ürün depoya girmeden hemen önce çıkar.

Bu yapı, planlamayı iki noktaya bağlamanızı gerektirir. Sipariş açacağınız günü ve sevkiyata hazır olunacağı tahmini günü nakit takviminize yazın. Aynı hafta içinde iki farklı modelin kalan ödemesi denk geliyorsa, sipariş açma tarihlerini birkaç gün kaydırmak nakit yükünü dengeler.

Nakdi koruyan birkaç pratik alışkanlık:

• Yeni model denemelerini, satan modelin yeniden sipariş haftasıyla aynı haftaya koymayın
• Satış oranı düşük seyreden modelin yeniden siparişini otomatik varsaymayın, her partide yeniden karar verin
• Sezon ortasında elinizde en az bir haftalık serbest nakit tutun, kumaş ya da adet değişikliği ihtiyacı çıkabilir
• Yeniden sipariş adedini gelecek satış tahminine değil, gerçekleşmiş satış hızına göre belirleyin

Bu disiplin kurulduğunda üretim, tahmin üzerine kurulu bir kumar olmaktan çıkar. Her parti bir sonraki partinin verisini üretir ve karar aralığı her döngüde daralır.

Yeniden siparişte en sık yapılan hatalar nelerdir?

Yeniden sipariş kararında yapılan hatalar çoğunlukla veri eksikliğinden değil, veriyi yanlış okumaktan doğar. En sık görülenler şunlardır:

• Toplam satış adedine bakıp beden kırılımına bakmamak, sonuçta satılamayan bedenlerle dolu bir parti kalması
• Kampanya günündeki satış hızını normal hız sanmak ve ihtiyacın üstünde üretim yapmak
• Üretim süresini hesaba katmayıp stok bittiği gün sipariş açmak
• İade oranını çıkarmadan net satış hesaplamak
• Satan modelin adedini artırırken satmayan modelleri de aynı partide tekrar üretmek
• Kumaş tonundaki olası farkı numune aşamasında kontrol etmemek
• Yeniden siparişi ay sonunda toplu karar olarak vermek, oysa her modelin kendi eşiği ve kendi takvimi vardır

Bu hataların ortak noktası, kararın model bazında değil marka bazında verilmesidir. Her modelin satış hızı farklıdır, dolayısıyla her modelin yeniden sipariş noktası da farklıdır. Takibinizi model bazında kurduğunuzda karar kendiliğinden netleşir.

Sikca Sorulan Sorular