Fason Üretim Sözleşmesi: Butiklerin Siparişten Önce Yazılı İstemesi Gereken 10 Madde

Kısa cevap: Fason üretim sözleşmesi, butik ile üretici arasındaki ürün, adet, fiyat, ödeme, termin ve kalite koşullarını yazıya döken anlaşmadır. Siparişten önce en az on madde yazılı olmalıdır: ürün tanımı, adet ve beden dağılımı, birim fiyat ve dahil kalemler, ödeme takvimi, termin ve gecikme, kalite ve hata toleransı, numune onayı, kumaş sorumluluğu, tasarım gizliliği ve kalıp sahipliği, teslimat ve uyuşmazlık.

Telefonda birim fiyat netti; fatura geldiğinde etiket, poşet ve "ütü-paket" ayrı kalem olarak eklenmişti. Atölye "bunlar hep ayrı olur" diyor, siz "konuştuğumuz fiyat buydu" diyorsunuz ve elinizde ikisini de gösterecek tek satır yok. Aşağıdaki on madde, bu tartışmaları sipariş vermeden önce kâğıt üzerinde bitirmeniz için.

Fason üretim sözleşmesi nedir, hangi 10 maddeyi içermeli?

Fason üretim sözleşmesi, ürününüzü sizin adınıza üreten firmayla aranızdaki koşulları tek bir belgede toplar. Bu belge ayrı bir sözleşme metni olabileceği gibi, iki tarafın yazılı onayladığı bir teklif ve eklerinden oluşan üretim sipariş formu da olabilir; önemli olan maddelerin eksiksiz ve tek yerde olmasıdır.

Bu yazı hukuki tavsiye değildir. Aşağıdaki ifadeler fikir vermek içindir; kendi sözleşme metninizi imzalamadan önce bir avukata okutun.

Sözleşme dışındaki üretici seçimi, iletişim ve takip konuları için fason üretimde dikkat edilmesi gereken yedi temel konu iyi bir tamamlayıcıdır.

Ürün, adet ve fiyat maddeleri nasıl yazılır?

Ürün eklerle, adet beden ve renk bazında, fiyat ise kapsadığı kalemlerle birlikte yazılır. Bu üç madde "ne, kaç tane, kaça" sorularını kapatır; belirsiz bırakılan her ayrıntı faturada ya da teslimatta karşınıza çıkar.

1. Taraflar ve ürün tanımı

Tarafların unvanı, vergi bilgisi, adresi ve yetkili kişisi yazılır. Ürün ise fotoğrafla değil, eklerle tanımlanır: teknik föy (ürünün ölçü tablosu, kumaş, aksesuar ve dikiş bilgilerini içeren belge), onaylı numune ve model kodu. "Ekler sözleşmenin parçasıdır" cümlesini mutlaka ekleyin.

2. Adet ve beden dağılımı

Toplam adet yetmez; asorti, yani beden ve renk bazında dağılım tek tek yazılmalı. Kesimden artan ya da eksik çıkan parçalar için kabul edilecek sapma payını önceden belirleyin; aksi hâlde L bedeni eksik, S bedeni fazla gelen bir partiyi "toplam tuttu" diye kabul etmek zorunda kalabilirsiniz.

3. Birim fiyat ve fiyata dahil kalemler

Birim fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğu, hangi kalemleri kapsadığı ve teklifin ne kadar süre geçerli olduğu yazılmalı. Kumaş, tela, astar, aksesuar, dikim, ütü, etiket, poşet, koli ve kargo tek tek işaretlenirse teklifte görünmeyen maliyet kalemleri fatura aşamasında sürpriz olmaktan çıkar. Revize sonrası fiyat değişecekse bu da yazılı onaya bağlanmalı.

İlgili rehber: Giyim Üretim Maliyetini Düşürmek: Kaliteden Ödün Vermeden Kumaş, Aksesuar ve Detayda Gerçekçi Kaldıraçlar

Ödeme takvimi ve termin gecikmesi nasıl bağlanır?

Her ödeme bir üretim aşamasına, termin ise net bir başlangıç gününe ve gecikme bildirimine bağlanarak yazılır. İki madde birbirini etkiler: hangi ödemenin ne zaman yapılacağı, terminin hangi günden itibaren işlemeye başlayacağını da belirler.

4. Ödeme takvimi

Avansın oranı ve zamanı, numune ücretinin avansa dahil olup olmadığı ve bakiyenin ne zaman ödeneceği net olmalı. Bakiyenin "sevkiyattan önce" mi "teslimden sonra" mı ödeneceği, kalite kontrolün ödemeden önce mi yapılacağını belirler.

5. Termin ve gecikme durumu

Termin, üreticinin ürünü teslim etmeyi taahhüt ettiği tarihtir. En sık atlanan ayrıntı, sürenin hangi günden başladığıdır: avans ödemesi mi, numune onayı mı, kumaşın gelişi mi? Bunun için termin süresinin hangi aşamalardan oluştuğu bilinmeli. Maddeye şunları ekleyin:

• Gecikme öngörüldüğünde üreticinin kaç gün önce ve hangi kanaldan yazılı bildirim yapacağı
• Hangi durumların geçerli gecikme gerekçesi sayılacağı
• Belirli bir süreyi aşan gecikmede alıcının hakları (sipariş iptali, avans iadesi, fiyat indirimi gibi seçenekler; hangisinin uygun olduğunu avukatınızla belirleyin)

Hatalı ürün iadesi ve numune onayı nasıl tanımlanır?

Hatalı ürün, onaylı numune ve ölçü tablosundaki toleranslara göre tanımlanır; iade ise belirli bir hata oranının aşılmasına bağlanır. Bu iki madde birlikte yazılmazsa teslimatta "bu hata mı, değil mi" tartışması kaçınılmaz olur.

6. Kalite kriterleri ve hata toleransı

Hata toleransı, bir partide kabul edilen en yüksek hatalı parça oranıdır. Maddede dört şey yer almalı:

1. Kalite referansı: onaylı numune ve ölçü tablosundaki tolerans değerleri
2. Hata tanımı: ölçü sapması, dikiş kayması, leke, renk farkı, yanlış etiket gibi
3. Eşik oranı ve aşılırsa ne olacağı: iade, yeniden üretim ya da indirim
4. Bildirim süresi ve hatalı ürünün geri gönderim masrafının kimde olduğu

İade tutarının nakit mi döneceği yoksa bir sonraki siparişten mi düşüleceği de baştan yazılmalı.

İlgili rehber: Toplu Siparişi Teslim Alırken Kalite Kontrol: AQL Mantığıyla Butikler İçin Pratik Kontrol Listesi

7. Numune onayı ve revize

Seri üretimin yalnızca yazılı numune onayından sonra başlayacağı açıkça yazılmalı. Onayı kimin vereceği, kaç revize hakkı olduğu ve revizelerin ücretli olup olmadığı netleşmeli. Onaylanan numunenin bir eşi sizde, bir eşi üreticide etiketli olarak saklanırsa, teslimatta karşılaştırma için ortak bir referans olur.

Kumaş, kalıp, teslimat ve uyuşmazlıkta sorumluluk nasıl paylaşılır?

Pratikteki yaygın yaklaşım, malzemeyi tedarik eden tarafın kusurundan da sorumlu olmasıdır; tasarım ve kalıbın kime ait olduğu ise açıkça yazılmalıdır. Bu üç madde sözlü anlaşmalarda çoğu zaman hiç konuşulmaz.

8. Kumaş ve aksesuar sorumluluğu

Kumaşı üretici tedarik ediyorsa kartela onayı ve kumaş kusurundan sorumluluk ona ait olmalı. Kumaşı siz getiriyorsanız sarfiyat (bir ürün için harcanan kumaş miktarı), fire (kesim ve dikimde kaybolan pay) ve artan kumaşın size iadesi yazılmalı.

Kumaş geç gelirse gecikmenin kimin riskinde olduğu da 5. maddeyle uyumlu biçimde belirtilmeli.

9. Tasarım gizliliği ve kalıp sahipliği

Gizlilik maddesi, size ait tasarımın, kalıbın ve teknik föyün başkası için üretilmeyeceğini ve paylaşılmayacağını güvence altına alır. Ürün fotoğraflarının üreticinin kendi tanıtımında izinsiz kullanılmaması da buraya yazılabilir. Kalıp ücreti fiyata dahilse veya ayrıca ödendiyse, kalıbın size ait olduğu ve dijital dosyanın talep hâlinde teslim edileceği belirtilmeli.

İlgili rehber: Fason Üretici Değiştirmek: Satışı Durdurmadan, Kalıbı Kaybetmeden Geçiş Rehberi

10. Teslimat, ambalaj, etiket ve uyuşmazlık

Teslim yeri, kargo masrafı, koli düzeni ve ambalaj şekli yazılmalı. Marka, beden ve içerik etiketiyle barkodu kimin hazırlayacağı ve içerik bilgisinin doğruluğundan kimin sorumlu olduğu netleşmeli. Uyuşmazlık kısmına itirazın hangi kanaldan ve kaç gün içinde yapılacağı ile yetkili yer eklenir. Sorun çıktığında üretimde sorun çıktığında izlenecek adımlar bu maddenin pratikteki karşılığıdır.

Tekstil A.Ş. ile çalışırken bu maddeler nerede yazılı?

Tekstil A.Ş.'de bu maddelerin önemli bir kısmı teklifin ve çalışma koşullarının parçası olarak yazılıdır; kendi metninizi kurarken örnek alabilirsiniz:

• Teklif: ücretsizdir; yaklaşık fiyat anında, net teklif 24 saat içinde yazılı olarak iletilir.
• Ödeme: teklif onayında %50 (numune ücreti dahil), ürünler sevkiyata hazır olduğunda kalan %50.
• Numune: seri üretimden önce hazırlanır (tahmini 3–5 gün), revize hakkı vardır ve numune onayı olmadan seri üretim başlamaz.
• Termin: seri üretim tahmini 5–15 gündür; net termin sipariş onayında verilir.
• Kalite: son kontrolde standardı karşılamayan ürün sevk edilmez. %5'in altındaki hatalı parça sektör toleransı kabul edilir; %5'in üzerinde hatalı yüzde kadar iade uygulanır.
• Tekrar sipariş: onaylanmış kalıp ve spesifikasyonla ilerlenir; kumaş, renk veya aksesuar değişirse yeni numune onayı gerekir.

Çalışma koşullarının tamamını sipariş vermeden önce Tekstil A.Ş. Satış Sözleşmesi sayfasında okuyabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular